İş Akışı Sistemleri ile Satın Alma Süreçleri
Satın alma talebi WhatsApp’tan geçiyor, izin formu masada bekliyor, avans onayı müdür seyahatteyken tıkanıyor. Sonra kimse kararın ne zaman ve kim tarafından verildiğini bulamıyor. İş akışı sistemleri eflow ile bu süreçleri daha verimli hale getiriyor. Eflow, süreçlerinizi dijitalleştirerek zamandan tasarruf etmenizi sağlar ve hata payını en aza indirmeye yardımcı olur. Bu sistem ile tüm süreçleriniz daha şeffaf ve izlenebilir hale gelir.
İş akışı sistemleri eflow, bu süreçleri kayıt altına alıyor: kim talep etti, kim onayladı, ne kadar sürdü, şu an kimde bekliyor. Bu kayıtlar sayesinde süreçleriniz üzerinde kontrol sahibi olabilir ve geçmiş verileri analiz ederek gelecekteki süreçlerinizi iyileştirebilirsiniz. Ayrıca, eflow ile her adımın zaman damgası ile kaydedilmesi, işin her aşamasının şeffaf olmasını sağlar.
Hangi süreçlerle başlanır?
Örneğin, satın alma talebi sürecinde yapılan hatalar, tüm organizasyonu etkileyebilir. Bu nedenle, her aşamanın dikkatlice değerlendirilmesi gerekir. Eflow ile bu süreçleri takip etmek, olası hataları önceden tespit etmeye ve düzeltmeye yardımcı olur. Ayrıca, süreçlerinizi sürekli olarak gözden geçirip iyileştirme fırsatlarını keşfetmek de önemlidir.
Sürecin başlangıcında hangi adımların atılacağını belirlemek, iş akışının başarısını etkileyen önemli bir faktördür. Örneğin, her süreçle ilgili detaylı bir analiz yapmak, hangi süreçlerin öncelikli olduğunu ve hangi süreçlerin birbirini desteklediğini anlamak için kritik öneme sahiptir. Bu aşamada, sürecin akışını optimize etmek için geçmiş verilere dayanan kararlar almak, zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır.
- Satın alma talebi ve onayı — bütçe kontrolü ve limitli onay kademeleriyle
- Teklif onayı — iskonto ve vade limitine göre otomatik yönlendirme
- İzin ve avans talepleri — İK süreçlerinin kâğıttan çıkarılması
- Masraf ve harcama beyanı — belge fotoğrafıyla birlikte
- Yeni cari / yeni stok kartı açma — kontrolsüz kart açılmasının önüne geçmek için
Deneyimimiz şu: her şeyi aynı anda taşımaya çalışan projeler yürümüyor. Bir veya iki süreçle başlayıp oturduktan sonra yaygınlaştırmak daha sağlıklı.
Ne yapıyoruz?
Form ve akış tasarımı
Süreci sizinle birlikte çiziyoruz: hangi alanlar zorunlu, hangi tutarın üstünde kim onaylıyor, reddedilirse ne oluyor, kaç günde yanıt verilmezse kime yükseliyor.
ERP ile çift yönlü bağlantı
Form ve akış tasarımı, iş akışı sistemlerinin en kritik bileşenlerindendir. Bu aşamada, sizinle birlikte çalışarak ihtiyaçlarınıza en uygun formu oluşturuyoruz. Hangi alanların zorunlu olması gerektiği, onay süreçlerinin nasıl işleyeceği gibi konular detaylı olarak ele alınıyor. Bu sayede, tüm süreçlerin daha düzenli ve akıcı bir şekilde işlemesi sağlanıyor.
Akış tek başına çalışan bir ada olmuyor. Onaylanan satın alma talebi ERP’de sipariş oluşturuyor; cari, stok ve bütçe bilgisi ERP’den akışa geliyor. Bağlantıyı veritabanı ve API seviyesinde biz yazıyoruz.
Yönetim panosu
ERP ile çift yönlü bağlantı, iş akışınızın verimliliğini artırmak için önemlidir. Eflow, ERP sistemleriyle entegre çalışarak, onaylanan satın alma taleplerinin ERP’de otomatik olarak sipariş oluşturmasını sağlar. Bu bağlantı sayesinde, cari, stok ve bütçe bilgileri ERP’den akışa gelir ve tüm süreçlerinizi daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.
Bekleyen işler, ortalama onay süresi, en çok tıkanan adım. Süreci ölçemezseniz iyileştiremezsiniz.
Yönetim panosu, iş akışınızı takip etmenin en etkili yollarından birisidir. Bekleyen işler, ortalama onay süresi ve en çok tıkanan adımlar gibi veriler, yöneticilerin süreçlerini daha iyi anlamasına ve iyileştirmelerine olanak tanır. Bu sayede, sorunları erken aşamada tespit edip gerekli önlemleri alarak, iş akışınızın aksamadan devam etmesini sağlarsınız.
Performans
Performans, iş akışı sistemlerinin optimize edilmesi için önemli bir ölçümdür. Eflow ile, sisteminizin performansını düzenli olarak gözlemleyebilir ve iyileştirme fırsatlarını belirleyebilirsiniz. SQL Server tarafında sorgu optimizasyonu gibi unsurlar, veri akışınızı hızlandırarak, rapor ekranlarınızın daha verimli çalışmasına katkı sağlar.
İş akışı platformları büyüdükçe yavaşlar; özellikle rapor ekranları. SQL Server tarafında sorgu optimizasyonu bizim ana uzmanlık alanımız — ağır çalışan liste ve rapor ekranlarını saniyenin altına indirdiğimiz kurulumlar var.
Yerinde çalışan bir ekiple çalışmanın avantajları arasında, süreci yerinde gözlemleyerek daha iyi anlamak ve ihtiyaçlara uygun çözümler geliştirmek yer alır. İş akışı projeleri, süreci gerçekten anlamayı gerektirir. Bu nedenle, yerinde çalışan bir ekip ile iş birliği yapmak, sürecin daha etkili bir şekilde tasarlanmasını sağlar.
Neden yerinde çalışan bir ekiple?
Yerinde çalışarak, sürecin her aşamasını gözlemleyebiliriz. Bu, sürecin nasıl yürüdüğünü, kimin kimi aradığını ve hangi adımın neden atlandığını anlamak için kritiktir. Bu tür bir yaklaşım, eflow sisteminin başarılı bir şekilde entegre edilmesine yardımcı olur.
Sık sorulan sorular bölümü, kullanıcıların en çok merak ettiği konuları ele alır. Bu bölümde, mevcut ERP sistemleri ile uyumlu çalışıp çalışmadığı, başlangıç süreçlerinin nasıl olması gerektiği ve onay süreçlerinin mobil cihazlardan nasıl yönetilebileceği gibi sorulara yanıt veriyoruz. Kullanıcıların süreçleri daha iyi anlamalarına yardımcı oluyoruz.
İş akışı projeleri, süreci gerçekten anlamayı gerektiriyor. Satın alma talebinin bugün nasıl yürüdüğünü, kimin kimi aradığını, hangi adımın neden atlandığını görmeden akış tasarlanamıyor.
Aydın, Denizli, Muğla ve İzmir’de yerinde çalışıyoruz. Merkezimiz ADÜ Teknokent’te.
Sık sorulan sorular
Mevcut ERP’mizle konuşur mu?
Evet, zaten amacı bu. Netsis başta olmak üzere ERP sistemleriyle çift yönlü bağlantı kuruyoruz: onaylanan talep ERP’de belge oluşturuyor, cari ve stok bilgisi ERP’den akışa geliyor.
Kaç süreçle başlamalıyız?
Geçmişe dönük kayıt tutulması, denetim ve iç kontrol açısından son derece önemlidir. Her adım zaman damgasıyla kaydedilir ve bu bilgiler, süreçlerinizi iyileştirmek için analiz edilebilir. Böylece, geçmiş verilerden öğrenerek gelecekte daha etkili kararlar alabilirsiniz.
Bir veya iki süreçle. Genelde satın alma talebi ile başlamayı öneriyoruz; herkesin kullandığı, sonucu hemen görülen bir süreç. Oturduktan sonra diğerlerini ekliyoruz.
Onaylar telefondan verilebiliyor mu?
Evet. Onay ekranları mobil tarayıcıdan çalışıyor, bildirim e-postayla gidiyor. Seyahatteki yöneticinin süreci tıkamaması en sık istenen özellik.
İlgili çözümlerimiz arasında, Logo Netsis ERP, üretim ve maliyet takibi, e-dönüşüm çözümleri gibi seçenekler bulunmaktadır. Bu çözümler, iş akışınızı daha verimli bir şekilde yönetmenizi sağlar ve süreçlerinizi hızlandırır. Eflow ile tüm bu sistemleri entegre ederek, iş süreçlerinizi optimize edebilirsiniz.
Süreç sonradan değiştirilebilir mi?
Evet. Onay kademeleri, limitler ve form alanları tanım ekranından değiştirilebiliyor. Yapısal değişiklikler için destek veriyoruz.
Geçmişe dönük kayıt tutuluyor mu?
Her adım zaman damgasıyla saklanıyor: kim ne zaman ne yaptı, ne kadar bekledi. Denetim ve iç kontrol açısından en çok işe yarayan taraf burası.
Nereden başlayacağınız konusunda, mevcut sisteminizi görmeden fiyat vermiyoruz. Kısa bir keşif görüşmesiyle kapsamı birlikte çıkarıyor, ardından yazılı teklif ve takvim veriyoruz. Bu aşama, iş akışınızın doğru bir şekilde tasarlanması için kritik öneme sahiptir.
İlgili çözümlerimiz
Merkezimiz Aydın ADÜ Teknokent’te bulunmaktadır. Aydın, Denizli, Muğla ve İzmir’de yerinde destek veriyoruz. Ayrıca, Türkiye genelinde uzaktan bağlantı ile de hizmet sağlamaktayız. Bu sayede, her türlü ihtiyacınıza hızlı ve etkili çözümler sunabiliyoruz.
Nereden başlayalım?
Mevcut sisteminizi görmeden fiyat vermiyoruz. Kısa bir keşif görüşmesiyle kapsamı birlikte çıkarıyor, ardından yazılı teklif ve takvim veriyoruz.
Telefon: 0256 224 00 25 | E-posta: destek@yirmibes.com.tr
Merkezimiz Aydın ADÜ Teknokent’te. Aydın, Denizli, Muğla ve İzmir’de yerinde; Türkiye genelinde uzak bağlantıyla destek veriyoruz.